Nieuws

feedback

6 tips: Meer doen met minder mensen

Er moet meer werk worden verzet, maar extra menskracht heeft u niet. Herkenbaar? Met deze 6 tips zorgt u voor een productiviteitsslag bij uw medewerkers.

Onlangs vroeg de personeelschef van Air France zijn medewerkers harder te werken voor hetzelfde salaris. De productiviteit moet omhoog, anders gaat het bedrijf ten onder aan de moordende concurrentie.
Dit zal menig bedrijf bekend voorkomen. Er moet meer gedaan worden met minder mensen, of in ieder geval: u moet meer vragen van een gelijkblijvend aantal medewerkers. Of deze efficiencyslag nou voortkomt uit ‘ordinaire’ bezuinigingen, een vergrijzend personeelsbestand, schaarste op de arbeidsmarkt of de concurrentie die dezelfde dienst of hetzelfde product voor minder aanbiedt: het blijft een enorme uitdaging. Hoe krijgt u dat als werkgever voor elkaar? Voor HR gaat het er vooral om creatief te leren denken, stelt Sanne van den Bosch, Managing Consultant Strategisch HRM bij organisatieadviesbureau Berenschot en spreker op het Congres Over Strategische Personeelsplanning. Van den Bosch geeft advies.

1. Werk aan een innovatief klimaat
Om met minder mensen diensten en producten te kunnen blijven leveren die aan de klantwensen voldoen, is een innovatief klimaat een basisvereiste. Dat klinkt als een enorme cultuurverandering die in gang moet worden gezet. Zeker waar. Toch kunnen werkgevers al op kleine schaal starten, stelt Van den Bosch. ‘In de zorg zie je veel ‘proeftuinen’ of ‘innovatielabs’ opkomen waar zorgaanbieders, verzekeraars, patiëntenorganisaties, onderwijsinstellingen en gemeenten nieuwe werkwijzen uitproberen. Aan de ene kant om de stijging van de kosten af te remmen, bijvoorbeeld door het aantal medewerkers te verlagen. Maar vooral om de kwaliteit van zorg te verbeteren. Proeftuinen en innovatielabs kunnen het omzetten van een nog vaag idee naar een concreet nieuw product of dienst versnellen. Dit soort initiatieven kunnen organisaties ook op kleine schaal stimuleren.’

TIP: Meer weten over hoe u meer kunt doen met minder mensen? Sanne van den Bosch spreekt op het Congres Over Strategische Personeelsplanning op dinsdag 17 november. Bekijk hier het programma.

2. Leer medewerkers leren
Meer doen met minder mensen vraagt om medewerkers die adaptief zijn en zich dus continu ontwikkelen. En dat gaat niet alleen om dieptekennis. Van den Bosch: ‘HR moet medewerkers ‘leren leren’. Het helpt wanneer HR een context creëert waarin medewerkers regelmatig switchen tussen verschillende projecten om de veranderbereidheid het en innovatievermogen van mensen te verhogen.’ Dit vergroot hun inzetbaarheid zowel binnen als buiten de organisatie op de langetermijn.
Door middel van een vlootschouw in het proces van Strategische Personeelsplanning (SPP) kunnen organisaties het innovatie- en verandervermogen van hun medewerkers in kaart brengen, zodat zij scherp hebben of er voldoende adaptief vermogen binnen de organisatie aanwezig is om in te spelen op toekomstige ontwikkelingen.’

3. Selecteer op innovatievermogen
Een stap eerder is natuurlijk om bij de aanwas van medewerkers al te selecteren op innovatievermogen. ‘Dat is namelijk lastig te ontwikkelen’, legt Van den Bosch uit. ‘Beter is dus al vooraf te selecteren of medewerkers vernieuwend en flexibel kunnen zijn. Doorzettingsvermogen is daar een goede voorspeller van.’

4. Bemens op basis van rollen en projecten
Om flexibel en efficiënt te blijven is het voor organisaties van belang niet te blijven hangen in bestaande – vaak verstarde – structuren: de voornaamste reden waarom lean en agile werken in opkomst zijn. Voor HR betekent dat oude HR-systemen dynamischer inrichten en dat vraagt om een andere rolinvulling van HR. Van den Bosch: ‘Het bemensen van het werk moet anders. In plaats van projecten of teams in te delen op bestaande functies, kan het efficiënter zijn dit op basis van rollen en competenties te doen. Stel er moet zo snel mogelijk een team worden opgesteld voor een project in het buitenland. Als je het team dan samenstelt op basis van rollen en competenties – wie is er een goede kwartiermaker? – in plaats van functies, dan bezet je het team meer op de toegevoegde waarde van mensen binnen je organisatie dan op formele structuren zoals functies.’

5. Creëer optimale teams
Niet alleen nieuwe teams, ook huidige teams moeten geoptimaliseerd worden om een efficiëntieslag te kunnen maken in het werk. Ook hier is het zaak voor HR om los te komen van bestaande structuren. Het gaat erom de juiste mix van mensen te hebben. Daarvoor kijk je niet puur naar functie, maar naar sterke en zwakke punten van medewerkers. Vervolgens maak je de vertaalslag hoe dat er op teamniveau uitziet, zegt Van den Bosch.
‘Stel dat er vier mensen in het team goed zijn in samenwerken maar niet creatief zijn, en één medewerker is creatief maar kan niet goed onderhandelen, dan is de vraag voor HR: kan ik met dit team mijn doelen behalen? Zo nee, waar heeft het team nog opleiding of begeleiding nodig? Door leren en ontwikkelen op teamniveau te verankeren in plaats van individueel niveau, ontstaat er een grotere spin-off voor de organisatie: effectieve teams, die sneller kwaliteit leveren.’

Lees ook: Een topteam smeden: zo doet u dat

6. Maak keuzes
Een bonustip voor de HRM’ers die daadwerkelijk aan de bestuurstafel zitten. Als de organisatie meer wil doen met minder mensen, dan gaat het erom keuzes te maken: welke activiteiten doen we nog wel en welke niet meer? Aan HR de taak om die ambities van het bestuur te spiegelen aan de werkelijkheid. Van den Bosch: ‘Kunnen we die keuzes met de huidige medewerkers waarmaken? Moeten we mensen laten afvloeien, aantrekken of ontwikkelen? HR is uiteindelijk bij uitstek de partij die kan zien of de ambities realistisch zijn ten aanzien van het personeelsbestand en welke aanvullende interventies nodig zijn. SPP vormt daarmee het hart van het personeelsbeleid.’