Nieuws

strategische personeelsplanning

Beginnen met SPP? U bent te laat!

Voor strategische personeelsplanning moet er een urgente aanleiding zijn. Maar ‘urgent’ betekent niet dat u het pas op het moment supréme moet gaan SPP’en: dan bent u te laat.

Als u te laat begint met Strategische Personeelsplanning (SPP), ontstaat er namelijk onrust in de organisatie. Hieronder vier urgente momenten voor strategische personeelsplanning – en hoe het mis kan lopen als u niet op tijd begint.

Vergrijzing

Een vergrijzend personeelsbestand zie je natuurlijk van mijlenver aankomen. ‘En toch laten bedrijven zich er nog steeds door overvallen’, zegt Charissa Freese, onderzoeker bij het departement HR Studies bij Tilburg University. Freese doet onderzoek naar strategische personeelsplanning bij bedrijven en kent een voorbeeld van een middelbare school waarbij het ontbreken van een langetermijnplan hen bijna de kop koste. ‘De school deed het jarenlang zeer goed bij de inspectie, tot het moment dat er een hoop ervaren leerkrachten met pensioen gingen. Binnen zes jaar ging de kwalificatie van ‘goed’ naar ‘matig. De school had het personeel in cohorten aangenomen, en die stroomden op dezelfde manier uit. Nieuw personeel inwerken kost tijd en er waren te weinig ervaren leerkrachten over om dat te doen. Daardoor had de nieuwe workforce meer tijd nodig om zich voor te bereiden en liep de werkdruk op.’
Freese ziet in haar onderzoeken naar SPP dat eigenlijk het enige moment waarop leidinggevenden het nut van SPP inzien, als er ineens een gat in de bezetting ontstaat, bijvoorbeeld als veel medewerkers tegelijk met pensioen gaan, of er heel veel mensen ontslag nemen of ziek worden.Maar ook al is SPP grotendeels een taak voor de leidinggevenden – zij weten ten slotte waar hun afdeling heen moet en welke mensen daarvoor nodig zijn – toch zal HR de eerste aanzet moeten geven, meent Freese. ‘Voor HRM’ers is SPP meer ‘dagelijkse kost’ dan voor leidinggevenden; HR ziet de urgentie en wil vaak wel. Maar toch, je vraagt nogal wat van leidinggevenden: die moeten er al snel een aantal dagen voor uittrekken en het is voor hen lastig om die uren vrij te maken.’

Overname

Een overname is hoe dan ook een urgente aanleiding, maar het ligt eraan aan de beslissing hoe de bedrijven samen gaan hoe de strategische personeelsplanning moet worden ingestoken. Wordt het ene bedrijf in de ander geschoven – bijvoorbeeld in de bankenwereld –  dan moet daar een eerlijke verdeling komen van de twee personeelsbestanden. Vooral het management heeft dan voor hun baan te vrezen, want die heeft het bedrijf op dat moment dubbel. Dan is het volgens Freese goed om te kijken welke richting het bedrijf in de toekomst inslaat: waar moet het MT aan voldoen en welke managers komen daar het dichtst bij in de buurt?
Freese: ‘Maar ook hier geldt weer: wacht je tot het moment zelf om bedenken welke strategie en  competenties de organisatie nodig heeft, dan wordt de discussie gedomineerd door persoonlijke belangen. Zeker omdat het management nauw betrokken is bij het uitwerken van SPP: de keuze welke personen er behouden moeten worden, is dan niet meer objectief.’

Lees ook: Wie is er bang voor SPP?

Reorganisatie

Voor een reorganisatie geldt eigenlijk hetzelfde als bij een overname: gaan HR en management pas op dat moment aan de slag met strategische personeelsplanning en de bijbehorende vlootschouw, dan is dat ongemakkelijk voor medewerkers. Freese: ‘Die denken, mijn baan staat op de tocht, jullie doen dit niet voor niets.’
Een grote universiteit draaide het tijdens een reorganisatie zelfs om: een grote subsidiepot viel weg en er moesten onderzoekers worden ontslagen. Voor de universiteit was dat juist het moment om te stoppen met SPP. Freese: ‘Er was op dat moment helemaal geen rust in de organisatie om te bespreken welke mensen in de toekomst waar naartoe zouden gaan. Dan heeft SPP’en geen zin, dat wordt paniekvoetbal.’

Verandering in bedrijfsprocessen

Dit is een hele lastige, zegt Freese. Als de bedrijfsprocessen moeten veranderen, moet het personeel natuurlijk mee ontwikkelen. Maar organisaties hebben vaak te weinig zicht wat ze qua competenties in huis hebben om beginnen met SPP: de nulmeting mist. ‘De vraag is dan: hoe weet je of het personeel wel mee kán ontwikkelen? Daar moet je je personeel heel goed voor kennen’, zegt Freese. ‘Vooral voor bedrijven die snel mee moeten kunnen bewegen met ontwikkelingen in de markt, bijvoorbeeld specifieke technologiebedrijven, is het belangrijk om te weten welke competenties medewerkers hebben en in welke richting ze zich ontwikkelen.’

TIP: Leer hoe uw organisatie wendbaar en flexibel blijft en kom naar het Congres Over Strategische Personeelsplanning op 17 november.