Verdieping

De ins en out van HR en scenarioplanning

Scenarioplanning stelt HR in staat om verschillende toekomstscenario’s door te rekenen en te vertalen naar personele consequenties.

In deze tijd van snelle en structurele verandering worstelen bedrijven met grote personele vraagstukken. Bij het beantwoorden van deze vragen kan de HR-functie haar toegevoegde waarde bewijzen. Een scenariomodel biedt een antwoord op de vraag welke bezetting nodig is om strategische ambities te realiseren en welke HR-instrumenten daarbij het meest bruikbaar zijn. Het wordt gebruikt als hulpmiddel bij de discussie tussen HR en het businessmanagement in het planvormingsproces.

De aanpak kent vier stappen:

1. Vertaal de organisatiedoelen naar organisatorische en personele vereisten.
De centrale vragen die hier beantwoord dienen te worden: over welke competenties (inclusief aantallen) dient de organisatie te beschikken om de organisatiedoelstellingen te kunnen realiseren en wat zijn de sleutelfuncties die nodig zijn om de ambitie te realiseren? Daartoe wordt vastgesteld welke personele drivers het meest bepalend zijn voor het realiseren van de businessstrategie. Deze stap levert het strategische HR-kader op.

2. Maak een analyse van de huidige bezetting.
Hier wordt vastgesteld hoe de personele bezetting van de organisatie er nu uitziet. Om een inschatting te kunnen maken van de capaciteit voor de toekomst, moet HR niet alleen weten hoeveel personeel er in dienst is, maar ook inzicht hebben in de aanwezige competenties, kennis en expertise), interne demografie en personele kosten: hoe ontwikkelen de organisatie en de huidige bezetting zich als we niets doen? Deze stap geeft inzicht in organisatieontwikkeling bij gelijkblijvende doelstellingen.

3. Koppel deze analyse aan de eisen vanuit de businessstrategie.
Door de huidige en gewenste situatie met elkaar te vergelijken kan vastgesteld worden welke kloof overbrugd moet worden in aantallen en kwaliteiten. Met behulp van trends in instroom, uitstroom, doorstroom en promotie kunnen de groeimogelijkheden van het huidige talent in de organisatie gesimuleerd worden. Aan de hand hiervan kan worden vastgesteld welke aanvullende acties noodzakelijk zijn ten aanzien van sourcing, werving, doorstroom, ontwikkeling en uitstroom.

4. Maak keuzes.
In deze laatste stap worden de scenario’s die het meeste opleveren kritisch tegen elkaar afgewogen en wordt het meest gewenste scenario gekozen. Vervolgens kan dit concreet worden omgewerkt naar een actieplan.
Het werken met het scenariomodel biedt vele voordelen. Zo kan de HR-functie nu een echte businesscase maken die gebaseerd is op een grondige analyse in plaats van instinct of gevoel. Hierdoor zal de HR-agenda veranderen en wordt een betere brug geslagen tussen business en HR.