Blog

Meer tijd voor personeelsplanning

In 5 stappen naar effectiever werken in 2015

Een nieuw jaar betekent nieuwe kansen om nieuwe doelen te stellen en een nieuwe start te maken. Op weinig managementlijstjes voor 2105 zullen de goede voornemens ontbreken. Maar ja, goede voornemens hebben is natuurlijk één ding, ze ook uitvoeren is een tweede. Om dit jaar wel te doen wat je je hebt voorgenomen: verdeel je doelen en die van je team in vijf eenvoudige stappen.

1. Besteed tijd aan ontwikkeling
Uit het Future Forecast report van HRzone.com kwam naar voren dat 53 procent van de managers meer tijd wil besteden aan professionele ontwikkeling. Echter, in drukke tijden blijken ze ook weer snel geneigd te zijn om dit voornemen terzijde te schuiven. Elke dag tijd uittrekken om iets te doen wat de ontwikkeling verbetert, kan al veel schelen. Stel je teamleden voor in de studieboeken te duiken om zichzelf klaar te stomen voor die betere baan, vakartikelen te lezen, uit te zoeken welke trainingen of evenementen ze kunnen bijwonen, of te bedenken hoe ze het werk dat ze net hebben afgerond nóg beter kunnen doen.

2. Schrijf voornemens uit – met je team
Gevraagd naar hun goede werkvoornemens voor 2015 zegt 50 procent van de managers zich graag hard te willen maken voor de ontwikkeling van hun team. Maar om dit voor elkaar te krijgen, zullen ze toch echt ook met dat team moeten samenwerken. Een coachende leiderschapsstijl levert veel meer op en zorgt voor veel daadkrachtigere en gelukkige collega’s dan een directieve dat doet. Het recept voor succes: niet proberen te veel in één keer te veranderen – juist kleine stapjes en veranderingen kunnen op de lange termijn tot grote resultaten leiden.

3. Onderzoek wanneer je team op z’n best acteerde – en herhaal dat
50 procent van de managers wil graag op meerdere manieren productief zijn. Soms betekent dit dat er even in de achteruitkijkspiegel moet worden gekeken om weer vooruit te kunnen kijken. Haal een recent voorbeeld aan van een moment waarop je trots was op wat je team had bereikt, en een van een moment waarop dit niet het geval was. Analyseer dan waaruit de verschillende onderdelen van die dag bestonden. Was het een opdracht die tot het laatste moment werd uitgesteld? Lag de focus op één ding of werd er geprobeerd meerdere zaken tegelijkertijd uit te voeren? Was het iets waarvoor er echte interesse was? Werken ze misschien het best ’s ochtends of ’s middags samen? Reflecteren op successen en fouten kan zeker helpen in 2015 productiever te zijn.

4. Wees niet bang om een pauze in te lassen
Het is van levensbelang om niet 24/7 beschikbaar te zijn en al je tijd te besteden aan werk. Dat geldt voor jou, maar zeker ook voor je teamleden. Vrije tijd is belangrijk willen mensen hun werk goed kunnen doen. En om gezond te blijven. Een goede werk-privébalans is cruciaal voor een gezonde toekomst en 47 procent van de ondervraagde managers gaf aan dat ze ernaar streefden om die balans de komende twaalf maanden te verbeteren. Herinner iedereen eraan tijd voor… zichzelf te maken – zorg bijvoorbeeld dat iedereen op tijd naar huis gaat. (In ieder geval een paar keer per week.) En check na een bepaald tijdstip geen e-mail meer. En vooral: zet jezelf in het weekend en op vakantie ‘uit’.

5. Ga zuinig om met tijd
Uit onderzoek blijkt dat 45 procent van de managers tijdsverlies door onnodige meetings en e-mails wil voorkomen – en in ieder geval verminderen. Aan deze zaken gaat veel tijd verloren, maar ze zorgen er niet voor dat je je doelen en geplande resultaten behaalt. Als je een meeting hebt, houd hem dan kort, bondig en to the point. Start met een schone agenda en sluit af met actiepunten. Ook e-mails kunnen tijdrovend zijn. Vraag je team meer met elkaar te praten en overleggen, en zo het aantal e-mails per dag te verminderen. Het is ook aan jou om efficiënter om te gaan met het checken van je mail.

Tot slot: probeer de voornemens op te schrijven en stuur jezelf en je team maandelijks een terugkerende agenda-uitnodiging om jullie eraan te herinneren ze nog eens te door te nemen. Aan het eind van het jaar kun je de resultaten en zakelijke successen hopelijk aan de wereld tonen.

Lees ook wat de proactiviteit van uw personeel bepaalt