eHRM

Meer dan brandjes blussen

Het is eigenlijk net als een pinpas. Bij de invoering werd die nog met groot wantrouwen bekeken, nu kan niemand zich meer voorstellen dat je alleen tijdens kantoortijden bij je geld kan. Hetzelfde geldt voor strategische personeelsplanning. Dankzij e-HRM komt dit steeds meer in handen van de lijn. En HR doet geen stap terug, maar juist vooruit.

De vergelijking met bankieren komt van Sander Kerkhoffs, managing director van Stepstone Solutions. ‘Ik ben van de generatie die het nog net heeft meegemaakt dat je nog een bankboekje had. Wat daar in stond, dat was jouw geld. Toen kwamen de pinautomaten en dachten mensen: “Die ga ik echt niet gebruiken, want hoe weet ook ik zeker dat als ik daar twintig gulden uit haal, dat er dan ook maar twintig gulden van mijn rekening wordt gehaald, en niet dertig of veertig?” Toen kwam er het internetbankieren, dat was natuurlijk helemaal aan dovemansoren gericht. Nu is er niemand meer die met een bankboekje naar de bank toegaat.’

Hetzelfde proces maakt HR door, stelt Kerkhoffs. ‘Eerst was het: “Managers gaan toch niet zelf de beoordelingsgesprekken doen, medewerkers gaan toch niet zelf kijken wat voor trainingen voor hen interessant zijn”. Dat zie je toch steeds meer. De e-HRM zijn vanaf overal toegankelijk en het wordt daardoor voor managers en medewerkers mogelijk bepaalde HR-processen te ondersteunen.’

Onmisbaar
Jan Menderink, programma manager voor strategische personeelsplanning bij Achmea, vindt e-HRM een onmisbaar hulpmiddel. Deze zomer implementeert Achmea een methodiek waarin lijnmanagers een veel actievere rol gaan spelen bij de personeelsplanning. De computer levert de basisgegevens, zoals hoeveel mensen in dienst zijn, in welke functie, en hoe ver zij nog van hun pensioen zijn verwijderd. Uit de beoordelingsgesprekken komt informatie beschikbaar over de potentie van medewerkers en hun ambitie om door te groeien. Menderink: ‘Daarmee gaat de lijnmanager aan de slag: “Op dit moment heb ik mevrouw X in mijn team en die heeft een heel goede beoordeling gekregen. Ze heeft aangegeven dat ze de ambitie heeft om door te groeien. Heb ik mevrouw X over één, twee of drie jaar nog in mijn organisatie?”.’

Achmea werkt aan een systeem om drie jaar vooruit te kunnen kijken. De afdeling Strategy & Performance stelt samen met de raad van bestuur en de directies de koers van het bedrijf vast. Menderink: ‘Al die informatie voeren we opnieuw in in ons systeem, zodat we een prognose hebben wie we vandaag beschikbaar hebben, wie er over drie jaar nog is, en welke functies we dan nog nodig hebben.’

Achterstand
Veel organisaties benutten veel te weinig mogelijkheden van hun systemen voor de strategische personeelsplanning, vindt Kerkhoffs, die e-HRM wel eens spottend het nieuwe speeltje van HR noemt. ‘Is e-HRM beschikbaar? Ja zeker. Wordt het al veel gebruikt? Absoluut niet. Je ziet vaak dat HR een generatie achterloopt. Er zijn heel veel organisaties die hun HR-systeem nog puur gebruiken voor het elektronisch vastleggen van informatie.’

HR moet de achterstand inhalen, maant Kerkhoffs, om echt toegevoegde waarde te kunnen bieden. ‘Je ziet dat HR-werk steeds meer kwantitatief moet kunnen worden gemaakt. Wat betekent je werk in euro’s? We zijn in Nederland geen industrieland, we zijn een economie van menselijk kapitaal. Dus de hoogste kosten bij de meeste bedrijven liggen niet bij de machines, maar in de mensen die er rondlopen. Je kunt wel heel enthousiast roepen dat je extra mensen aan gaat nemen, maar dat moet financieel wel haalbaar zijn. Daarin zie je dat HR steeds meer richting Finance kruipt en gewoon met een businesscase moet komen om een investering te kunnen doen.’

Cultuur
Rik Welter, oprichter van Shared Views, ziet een tweedeling in e-HRM. ‘Aan de ene kant heb je de grote traditionele pakketten die worden aangeboden en die bedrijven tot voor kort vaak als algehele HRM oplossing aanschaften. Maar op het gebied van talentmanagement, toch een belangrijk onderdeel van de strategische personeelsplanning, zie je de opkomst van de SAAS-systemen (Software as a Service, red.), programma’s die je niet zelf hoeft te kopen of te installeren, maar die via internet worden aangeboden en die je op de een of andere manier koppelt aan je eigen administratie. Ik denk dat vooral de SAAS-oplossingen aansprekend zijn. Want je moet je niet meer afvragen of de systemen aansluiten op de wens van HR, maar of ze dicht bij de organisatie staan. Ik denk dat die tools heel erg gericht moeten zijn op selfservice. Managers en medewerkers moeten er zonder tussenkomst van HR mee kunnen werken.’

Dat laatste zie je ook duidelijk terug bij Achmea, beaamt Menderink. In de nieuwe systematiek krijgt de lijn een veel grotere rol bij de personeelsplanning, een rol die nu door HR wordt vervuld. Menderink ziet dat niet als een stap terug voor HR, maar juist als een stap vooruit. ‘Wat je nu in de praktijk veel ziet is dat op een afdeling een vacature ontstaan. En die manager gaat dan bellen met HR: “Ik heb een vacature, kun jij iemand voor me werven?” Je bent eigenlijk voortdurend bezig met het oplossen van incidenten en wachten tot het volgende zich voordoet. HRM’ers zitten erg op hun eigen domein en werken reactief: de manager vraag, HR draait. Wat ik in de nieuwe aanpak zie, is dat de HR-adviseur veel meer kijk moet hebben op wat er in de business gebeurt. Je kunt je niet meer terugtrekken op je HR-domein, maar je moet echt zien wat er gebeurt op het gebied van producten, diensten en markten. Alleen als je snapt wat er aan de hand is kun je de lijnmanager helpen de businessdoelstellingen te vertalen naar een goede formatie.’

Oplossingen
Met die veranderende positie, verandert ook de vraag naar e-HRM-systemen, signaleert Kerkhoffs. ‘Organisaties stappen steeds meer af van de oude HR-systemen voor bijvoorbeeld payroll oplossingen. Je ziet dat ze dat soort basisadministratie steeds makkelijker buiten de deur kunnen zetten. Ze gaan juist op zoek naar oplossingen die strategische processen ondersteunen. Wij krijgen nog veel vraag naar systemen voor recruitment: instroom en doorstroom, en dan met name performance management. Maar er komen steeds meer organisaties die ook vragen naar oplossingen voor personeelsplanning.’ Het gebruik blijft in de praktijk echter achter bij de vraag, signaleert Kerkhoffs. ‘Je ziet dat organisaties bij de aanschaf het mooiste van het mooiste willen, maar het duurt vervolgens een hele tijd voordat ze zelfs de basis maar gebruiken.’

Welter waarschuwt dat e-HRM alleen dan effectief kan worden ingezet wanneer HR eerst in kaart brengt wat de bedrijfscultuur is, welke richting je op wil en welke mensen daarvoor nodig zijn. ‘Je hebt HRM’ers die streetwise zijn op het gebied van business. Ze weten wat er gebeurt, zodat zij echt op niveau mee kunnen praten met hun klanten. Ken je business, zodat je niet alleen maar aan het rondrennen bent om de payroll brandjes te blussen. Als je aan managers vraagt wat zij verwachten van HR- staat altijd op nummer één dat de administratie op orde is. Pas als je die slag hebt gemaakt, kun je de stap zetten naar businesspartner. Bedrijven willen vooruit, die willen niet een jaar wachten tot de administratie op orde is. Dat moet er minimaal staan.’