Scenarioplanning

Strategische PersoneelsPlanning, doe het samen!

Ook binnen het HR-vakgebied is meten, weten en gissen, missen en dat zij die wachten altijd te laat zijn. Als organisaties effectief willen kunnen reageren op (onomkeerbare) trends en ontwikkelingen, dan is inzicht in het huidige en gewenste personeelsbestand (in termen van zowel kwaliteit als kwantiteit) een conditio sine qua non. In deze blog breek ik een lans voor samen SPP-en.

What’s in the name
In de praktijk zijn er verschillende benamingen voor strategische personeelsplanning. Formatiebeleid, resource management, succession planning en personeelsvoorziening zijn hier enkele voorbeelden van. Bij personeelsplanning gaat het erom inzicht te krijgen in de behoefte (het benodigde aantal en de soorten functies) en de beschikbaarheid van personeel in de toekomst. Hanneke Moonen, spreker op congres Over Personeelsplanning, de strijd om talent begint nu, vat het in haar ‘Hoe boek voor strategische personeelsplanning’ goed samen:

“SPP is een methodiek waarmee je knelpunten op het gebied van personele bezetting en inzet kunt voorkomen of op kunt lossen en is een hulpmiddel voor leidinggevenden om op een effectieve en gerichte manier te sturen op de optimale bezetting van een organisatie, afdeling of team. Op korte en lange termijn.”

Zelf of samen plannen?
Laten we de gemeenten als voorbeeld nemen. Zij staan niet op zichzelf, maar maken deel uit van een keten met volop mogelijkheden voor samenwerking op het gebied van strategische personeelsplanning. De vergrijzing van het ambtenarenapparaat en de politiek die steeds meer taken delegeert aan de gemeenten, vormen elk afzonderlijk al voldoende aanleiding om samenwerkingsverbanden tussen gemeenten en binnen gemeenten (GGD, brandweer en het politiekorps) te smeden. Voor strategische personeelsplanning geldt dat de kracht van het collectief een nuttig, zo niet een noodzakelijk, middel kan zijn. Op de hoogte zijn van elkaars personeelsbehoefte en -bezetting maakt onderlinge matching mogelijk die niet altijd door een afzonderlijke gemeente alleen tot stand kan worden gebracht. Samenwerking leidt tot schaalvergroting, met synergievoordelen op de terreinen werving en selectie (samen werven), mobiliteit, personeelsontwikkeling en employer branding. Door samenwerking kunnen loopbaanpaden tussen gemeenten ontstaan die onderlinge uitwisseling van ambtenaren mogelijk maakt.

En nu de praktijk …
Volgens Binnenlands Bestuur zijn veel gemeenten nog niet begonnen met de strategische personeelsplanning. Alle onzekerheden (bezuinigingen, nieuwe taken op het gebied van jeugd, zorg en werk en herindelingen) maken het gemeenten lastig om de strategische opgave voor de komende jaren te benoemen.

Juist nu zullen gemeenten (maar ook andere organisaties) samen kunnen gaan SPP-en. Samenwerking op het gebied van strategische personeelsplanning zorgt enerzijds voor het stroomlijnen van de bezetting, anderzijds voorkomt het hoge kosten voor het inlenen van externe consultants en projectmedewerkers, die na het opleveren van het project alle opgebouwde kennis en ervaring zelf weer meenemen. Ook de individuele ambtenaar spint garen met dergelijke samenwerkingsvormen. Een specialist, werkzaam bij een grotere gemeente, kan zich bijvoorbeeld bij een kleinere gemeente breder ontwikkelen. Het stimuleren van ambtenaren om ‘vanuit hun comfort zone’ te komen en te gaan werken bij een andere gemeente is onderdeel van een modern HRM-beleid. Voor de gemeente levert deze investering ambtenaren op die door regelmatige functiewisseling en verandering van werkomgeving kunnen blijven voldoen aan de veranderende eisen die aan hen en aan gemeenten worden gesteld. Kortom, voldoende win-wins voor individuen en organisaties.

Deze blog is mede gebaseerd op een door Richard Jongsma en mij geschreven artikel voor Het Handboek Gemeentelijk Personeelsbeleid over Strategische Personeels Planning.