Blog

ontslag conflict ruzie

Wat als een medewerker zijn beoordeling niet ondertekent?

Stel: een medewerker is het oneens met zijn beoordeling en weigert het beoordelingsformulier te tekenen. Wat kan HR betekenen in het conflict?

Wat als een medewerker zijn beoordelingsformulier weigert te ondertekenen? Dat kan gebeuren, bijvoorbeeld als er oordelen in staan waar hij zich niet in kan vinden of als de leidinggevende gesprek anders heeft weergegeven dan het zich voordeed. Maar ook onzekerheid bij de medewerker over wat zijn krabbel betekent, kan een rol spelen. Uiteraard is het in beginsel taak van de werknemer en zijn leidinggevende om er samen uit te komen. Wanneer dat niet lukt, komt HR in beeld. Jan Jacob de Groot, adviseur op het gebied van beoordeling, omschrijft de rol van HR.

Een deel van de ellende komt voort uit het voor akkoord laten tekenen terwijl dat niet essentieel is. Het geeft angst bij medewerkers over de consequenties van de handtekening. Ook de keuze tussen ‘voor akkoord en voor gezien’ levert conflictstof. Leidinggevenden hebben vaak een (onnodige) voorkeur voor akkoord en kunnen vervolgens gaan marchanderen over de tekst.

Akkoord vs. Gezien
Maar waar tekent uw medewerker eigenlijk voor? Er zijn formulieren waar de medewerker tekent voor akkoord, in andere formulieren tekent de medewerker voor gezien of soms kan de medewerker kiezen. Als de medewerker tekent voor akkoord, betekent dit dan dat hij het inhoudelijk eens is met de beoordeling of verklaart hij hiermee dat het verslag conform het gesprek is geweest? Dat is niet altijd duidelijk. In een ontslagzaak wegens disfunctioneren gaat het er om of de medewerker wist dat er problemen waren. Daarvoor is een handtekening voor gezien genoeg.

Lees ook: Beoordelen met Thick Value: wat is dat? 

Voor de rechter
Het formulier is in de meeste gevallen bedoeld als geheugensteun, als ‘trackrecord’ en het zorgt er voor dat afspraken minder vrijblijvend worden gemaakt. Maar soms komen de verslagen bij de rechter om slecht functioneren aan te tonen. Het is aan de rechter aan om de beoordelingen bewijskracht toe te kennen. (Lees jurisprudentie over conflicten rondom beoordelingsgesprekken op PW De Gids Vakbase) Het wel of niet ondertekend zijn hoeft niet zoveel te betekenen. De medewerker kan altijd verklaren dat hij zich onder druk gezet voelde. Het gaat er om dat de medewerker kon weten wat er niet goed gaat.
Het weigeren van de ondertekening kan bijdragen aan het beeld dat de medewerker niet bereid is mee te werken aan verbetering, dat er sprake is van een moeizame relatie. De vraag is of dat zo positief uitvalt voor de medewerker. Als een medewerker weigert om ‘voor gezien’ te tekenen is dat al snel onredelijk. Het helpt de medewerker bovendien niets, omdat het vrij eenvoudig zal zijn om aan te tonen dat het formulier (per email) is toegestuurd en dat de medewerker er kennis van had kunnen nemen.

Praktische tips voor HR
Ontstaat er toch een conflict over de ondertekening, dan komt HR in beeld:

Richt je op de toekomst
Richt formulieren zo in dat medewerkers wel tekenen voor het akkoord met de afspraken voor het komende jaar, maar de beschrijving van het verleden, inclusief eventueel de beoordeling in het gespreksverslag hooguit te laten ondertekenen voor gezien. Daarbij moeten medewerkers de gelegenheid hebben om hun zienswijze toe te voegen aan het formulier (door het aan te nieten of in de tekst zelf). Het geheel gaat in het personeelsdossier.
De beoordeling komt eenzijdig tot stand, en daarom is het niet logisch om dit voor akkoord te laten tekenen. Dat hoeft ook niet bij een gerechtelijke uitspraak. Je hoeft geen overeenstemming daarover te bereiken.
Wat mij betreft maakt het niet uit of het gaat om functionerings- of beoordelingsgesprekken. Je wilt samen iets in de toekomst bereiken, en daar moet je het over eens worden. Leg nadruk in de gesprekscyclus op heldere afspraken en organiseer daar feedback op. Dat zal al heel veel ellende voorkomen.

Onderzoek het achterliggende probleem
HR adviseurs die betrokken worden bij een weigerachtige medewerker, doen er goed aan om het achterliggende probleem en de communicatie op meta-niveau te onderzoeken. Zelden ligt het probleem op inhoudsniveau (de medewerker of leidinggevende vindt dat hij gelijk heeft, of de ander ziet het verkeerd) en vaak komen er dan andere zaken naar boven. Het probleem is vaak groter en vaak van relationele aard.
Is het alleen een verschil over de inhoud, ga dan op zoek naar de achterliggende norm en probeer partijen voor de toekomst het eens te laten worden over gewenst, zichtbaar gedrag of resultaten. Het verleden is geweest, wordt het eens over de gewenste toekomst, maak daarover afspraken en teken die voor akkoord.

Verzamel correspondentie
Stel dat ondanks alle pogingen er uit te komen en ondanks eventuele tekstaanpassingen en ‘we agree to disagree’ teksten dat de medewerker blijft volharden in het weigeren (voor gezien) te ondertekenen. Deze medewerker richt zichzelf te gronde, zo lijkt het. Dan resten er u nog wat formele stappen. Schrijf allereerst een e-mail aan de medewerker en bevestig de weigering. Bevestig het gespreksverslag met uw handtekening en mogelijk de opmerking van de medewerker: ”Geweigerd te tekenen, datum, plaats”, samen met een lijst van gevoerde data over de tekenweigering, de gevoerde correspondentie erover met de medewerker (inclusief bovenstaande e-mail) gaan in het personeelsdossier. Geef een kopie hiervan aan uw medewerker.
Waar het in een ontslagzaak wegens disfunctioneren om gaat is of de medewerker wist dat er problemen waren. Een e-mail van de medewerker met teksten die gaan over de weigering kan daarvan het bewijs zijn.

Ga hierna, en zo snel mogelijk weer op een positieve en constructieve wijze weer aan het werk, voor zo ver mogelijk. Waardeer positief functioneren en bespreek slecht functioneren. En probeer als de gemoederen wat tot rust zijn gekomen en ter voorbereiding op de nieuwe gespreksronde te bespreken hoe dit de volgende keer voorkomen kan worden: richt je op de toekomst.

Over de auteur: Jan Jacob de Groot is trainer en adviseur op het gebied van beoordelen en functioneren en blogt daar regelmatig over op HRbase.nl.