Nieuws

beoordelen performance winnaar goed super werkgever

Werken met rollen: 3 beginnerstips

Werken met rollen in plaats van functies kan de organisatie – en medewerkers zelf – veel flexibiliteit opleveren. En er hoeft er zeker niet altijd een externe adviseur bij te komen kijken om anders te gaan werken. De transitie naar werken met rollen of ‘generieke functies’ kan ook klein beginnen. Dennis Eversdijk, senior consultant op het gebied van performance management bij adviesbureau Berenschot bij Berenschot, geeft drie beginnerstips.

Tip 1: Breng de huidige functies in kaart

Werken met rollen (>PW.) betekent dat je minder gedetailleerde taken vastlegt en meer in clusters van taken denkt. Het is een goede start om een analyse te maken van het huidige functiehuis en te kijken welke taakgebieden er nu in functies staan. Zo dwing je jezelf om met een andere, meer analytische blik te kijken naar je functiehuis. Breng de taken van verschillende functies in kaart en onderstreep bijvoorbeeld eens alle werkwoorden die je tegenkomt: ‘adviseert over’, ‘voert uit’, ‘beheert’. Kijk dan met een abstracte bril naar wat je hebt onderstreept: wat zijn de resultaten van die taken? Zijn ze de clusteren: zijn ze uitvoerend, adviserend, projectmatig, intern georiënteerd, extern georiënteerd?

Door meer op resultaatgebieden te clusteren, kom je al meer in de buurt van rollen en generieke functies. Als er bij verschillende functies duidelijk steeds adviserende taken naar voren komen, kun je daar een adviseursrol aan hangen. Voor sommige organisaties is dit voldoende, voor sommige organisaties is het dan nog nodig te kijken naar ‘het soort’ werk dat wordt gedaan en dit vervolgens óók te clusteren. Denk aan sales, operations, bedrijfsvoering, klantcontact, beleid, HR, Finance, etc. Hiervoor geldt natuurlijk: hoe meer je clustert, hoe minder ‘families’ van soorten werk je hebt en hoe flexibeler je organisatie-inrichting is.

Tip 2: Vertaal de ambitie van de organisatie naar je organisatiemodel

Ga je denken in rollen, dan is wel van belang rollen in het leven te roepen die passen bij het type organisatie dat je bent.Het is daarom belangrijk scherp te hebben waar je als organisatie over een paar jaar wil staan. En dat gaat verder dan de missie benoemen. Het loont de verdieping te maken door vragen te stellen als ‘wat voor type organisatie zijn we” en ‘wat betekent dat voor de uitdagingen waarvoor we staan’: ben je een ‘beheersorganisatie’ zoals verzekeraars en ZBO’s zijn, neigt de organisatie meer naar een startupmodel waar zelfsturing al een basisprincipe is, ben je een pure salesorganisatie of ben je een wereldverbeteraar? De ambitie van bijvoorbeeld de verzekeraar is dan uiteraard de belofte waar te maken betrouwbaar te zijn, terwijl de ínnovatieve startup juist risico’s neemt. Klakkeloos rollen overnemen van andere organisaties is daarom niet aan te raden.

Het gaat erom rollen te ontwikkelen die helpen je organisatiedoelstellingen te bereiken en niet rollen te creëren die hip zijn maar relatief weinig bijdragen. De HR professional heeft in dit proces een stuwende rol: HR moet anno 2016 in staat zijn mee te denken over het levenspad van de organisatie, moet de vertaling kunnen maken naar het type werk dat er wordt gedaan de komende jaren, welke uitdagingen de organisatie daarbij heeft en wat er vervolgens nodig is aan menselijk kapitaal om dit te realiseren (strategische personeelsplanning).

Lees ook: Best practice: werken met rollen (>PW.)

Tip 3: Kijk simpelweg naar wat er ontbreekt

De behoefte om meer te werken in rollen komt ergens vandaan. Blijkbaar ervaart de organisatie dat er teveel belemmeringen zijn in de manier waarop de organisatie is ingericht waardoor het gevoel heerst dat er niet voldoende flexibiliteit, innovatie of slagkracht aanwezig is. Breng in kaart waar die behoefte vandaan komt: welke performance of gewenst gedrag komt te weinig naar voren bij de invulling van functies door medewerkers? En wat kan de organisatie doen om dit wél te realiseren? Ligt het aan de manier waarop functies zijn beschreven? Voelen medewerkers zich begrensd door de manier waarop hun functie is opgeschreven en is er wellicht zelfs sprake van SNIF-gedrag (Staat Niet In mijn Functieomschrijving)?

Voorbeeldorganisatie

Een mooi voorbeeld van een organisatie die met rollen werkt vanuit de behoefte innovatie te realiseren, is ALD Automotive. De leasemaatschappij opereert in een sector met sterke concurrentie en kleine marges: iedere extra procent marktaandeel wordt veroorzaakt door vernieuwing en innovatie. Voorlopen op de concurrentie is van levensbelang en het motto van ALD Automotive is daarom dan ook ‘verandering is de norm’. Om dit (mede) handen en voeten te geven, riep de organisatie daarom ‘ambition teams’ in het leven. Medewerkers krijgen, op alle niveaus en op alle afdelingen, de mogelijkheid om mee te denken over innovatieve concepten. Dit heeft niet directe gevolgen voor de beloning van medewerkers, maar ze krijgen wel de nodige tijd en ruimte om hier optimaal in te kunnen.