Verandermanagement

Recruitment 3.0

Zo brengt u Lean HR in de praktijk: 5 tips

Lean management helpt HR sneller en efficiënter te werken. Maar hoe brengt HR dat in de praktijk? 5 tips.

HR is steengoed in het vatten van werk in processen en procedures. De kern van het huidige HR-werk laat dat mooi zien: declaraties via een declaratiesysteem, verlof en verzuim via een procedure en performance management via de beoordelingscyclus. Maar als het gaat om efficiëntie, dan hebben veel HR-afdelingen nog wel wat slagen te maken. Veel HR-afdelingen hebben een ‘proces om het proces’, stelt Frans-Jan Boekholt, managing partner van HR-adviesbureau BBKwadraat. ‘Veel toegevoegde waarde gaat verloren gaat door inefficiënte processen. Dat is geen kwade wil, maar HR is vaak niet gewend om door een efficiënte bril te kijken.’

Winst van Lean HR
En daar valt winst te behalen voor HR. Een manier om werkprocessen efficiënter te maken is lean management. In managementland op veel plaatsen al jaren aan de orde van de dag, bij HR wel bekend, maar nog niet wijdverspreid. Een belangrijk kenmerk van lean is om ‘verspillingen’ in het proces weg te halen: zaken of handelingen die tijd en geld kunnen besparen. Haal je die weg, dan kan HR meer toegevoegde waarde leveren. ‘Bovendien kan HR ook een rol spelen bij het leanen van processen op andere afdelingen en het creëren van een cultuur van continu willen verbeteren’, stelt Boekholt.
Maar even praktisch: hoe maak je HR-processen lean? Om een voorbeeld te geven zetten we samen met Boekholt de grootste verspillingen in het recruitmentproces op een rij. Door vooraf langer stil te staan waar er hobbels kunnen ontstaan, kunt u voorkomen dat klanten of collega’s zich gaan ergeren of, in het ergste geval: dat de beste kandidaat u simpelweg door de vingers glipt. Zo werkt Lean HR:

Het profiel is te vaag
Criteria die te vaag zijn geformuleerd, kunnen problemen oproepen. Het kan leiden tot discussie met de klant en verschillende interpretaties achteraf, of een overload aan kandidaten. Dat is simpel te voorkomen: vraag kritisch door bij de klant wat de eis precies is. Boekholt: ‘Als er HBO+ wordt gevraagd, is de eis dan minimaal een HBO-opleiding of zoekt de klant een WO-kandidaat? Dat kan je zo weer het doorspitten van veertig cv’s besparen.’

Te lange doorlooptijd
Vast dezelfde ervaring wel eens gehad: een vacature die wekenlang openstond, leverde talloze extra sollicitaties op. Ongetwijfeld dat dat u meerdere geschikte kandidaten oplevert, maar gaat u ze echt allemaal doornemen? Kortom: die overproductie kost u een hoop extra tijd, en de kans dat de goede kandidaat een baan vindt bij een ander, loopt met de dag op. Geen zin in? Trek de vacature dan op tijd in, of: organiseer een ‘hiring day’. Een mooi voorbeeld van IT-bedrijf Netapp: de organisatie had binnen een half jaar 70 IT’ers nodig. Via een digitale en telefonische ‘screening’ werd een beperkt aantal kandidaten uitgenodigd voor de ‘hiring day’. Meerdere kandidaten (voor allerlei functies) kwamen van over de hele wereld naar Netapp en kregen aan het eind van de sollicitatiedag te horen of ze een aanbod kregen. Dat werkt efficiënt.

Lees ook: Agile werken: zo krijgt ING de medewerkers mee

Informatie inefficiënt opvragen
Hecht de afdeling in het beoordelingsproces waarde aan diploma’s, verklaringen van goed gedrag of andere belangrijke documenten, zorg dan dat ze handig worden aangeleverd. Zorg dat er aan de voorkant één format is waar de kandidaten kunnen aanleveren. Gewoon over de mail in bijlagen kan natuurlijk ook, maar kost een hoop extra orden- en schakeltijd.

Arbeidsvoorwaarden bespreken
Kent u dat? Mooi gesprek gehad en beiden verliefd. ‘Maar vaak loopt het dan stuk omdat werkgever en kandidaat daarna niet uit de bruidschat komen’, zegt Boekholt. Toch weer een paar weken verder. Lean HR oplossing: plan het arbeidsvoorwaardengesprek vóór het eerste echte gesprek. Kan misschien wat koel overkomen op de kandidaat, maar bespaart u wel een hoop tijd en moeite.

Het verkeerde wervingskanaal inzetten
Voor sommige organisaties ongetwijfeld een open deur, maar sommige werkgevers werven nou eenmaal niet regelmatig. Werven op de verkeerde plaats levert bij voorbaat al verspilling op. Een beetje HRM’er zou moeten weten waar de doelgroep zich bevindt. Maar weet je dat niet, dan zijn er tegenwoordig prima bureau’s die je hierover kunnen adviseren.

Laatste Lean HR tip van Boekholt: Timmer processen niet te veel dicht, dan worden ze rigide en dat haalt de menselijke factor uit het wervingsproces. ‘De klik blijft toch belangrijk. Iemand kan fantastisch voldoen aan alle criteria die je zorgvuldig hebt opgesteld, maar als de persoon niet in het team past, houdt het op.’