Omgang met lijnmanagement

gouden-eieren-klein-e1398942688979

Zo geeft u goede feedback

Het lijkt zo’n simpel concept: leidinggevenden die hun medewerkers regelmatig van feedback voorzien. Maar wat blijkt het lastig in de praktijk! 5 tips voor goede feedback.

Misschien hebben uw managers het idee ze zich liever niet te veel met hun medewerkers moeten bemoeien. Dat vinden medewerkers maar vervelend. Denken ze. Want de meeste van hun mensen zijn juist hongerig naar feedback, meent managementadviseur Marianne Schutten.
Uit onderzoek is namelijk gebleken dat regelmatige feedback de motivatie en prestaties bij medewerkers verhoogt. En omgekeerd is het zo dat leidinggevenden die weinig tot geen feedback geven aan hun teamleden grote kans lopen dat een kwart van hun medewerkers gedemotiveerd raakt.
Google heeft een aantal jaar geleden een studie gedaan om uit te vinden wat Googles beste managers doen om teams met medewerkers te hebben die beter presteren, langer bij het bedrijf blijven en gelukkiger zijn. Ze kwamen uit op 8 gedragingen die de beste Google managers hebben. De gedraging die er met kop en schouders boven uit stak: een goede coach zijn….door….het geven van regelmatige, specifieke en constructieve feedback!
Mijn tip: zorg dat je als leidinggevende je feedbackfrequentie drastisch verhoogt. Gebruik deze 5 stappen om dat voor elkaar te krijgen:

1. Start met een inventarisatie
Denk aan de mensen die je leiding geeft. Als je een grote groep medewerkers aanstuurt neem een lijst met namen bij de hand. En stel jezelf de volgende vraag: Wanneer was de laatste keer dat ik een gesprek had met die medewerker dat hij of zij als nuttige feedback had kunnen zien? Dit is belangrijk want de meeste leidinggevenden overschatten de hoeveelheid feedback die ze geven.
Kijk nu eens naar de patronen in je feedback. Geef je meer aandacht aan de goede performers of aan de slechte performers? Spendeer je meer tijd aan bepaalde type medewerkers; degenen die je zelf hebt aangenomen versus degenen die je hebt geërfd, degenen die werk doen dat jij eerst deed, de medewerkers die jou proactief opzoeken, degenen waar je het goed mee kunt vinden? Nadat je deze inventarisatie hebt gedaan zet je een nieuw en verbeterd leveringssysteem op voor je feedback.

Lees ook: Zeven handvatten voor het middenmanagement

2. Ontwikkel een systeem
Als je een grote groep medewerkers aanstuurt dan kan het moeilijk zijn om bij te houden of je iedereen voldoende feedback geeft. Pak het daarom systematisch aan. Creëer voor jezelf een spreadsheet waarmee je bijhoudt wie van je medewerkers je wanneer feedback hebt gegeven. Kijk er regelmatig naar om er zeker van te zijn dat iedereen voldoende en een evenredig aandeel van jouw feedback krijgt.

3. Ken jouw doelen voor elk van je medewerkers
Zie die doelen als een recept voor succes voor elk van je medewerkers. Wat wil je meer of minder van hen? Met welke gewoontes of gedragingen wil je dat ze stoppen of welke wil je dat ze opbouwen? Wat wil je dat ze nooit veranderen? Wat zijn je verwachtingen voor de kwaliteit van het team en de vernieuwing en hoe kunnen zij hieraan bijdragen?

4. Zet je ‘feedback-bril’ op
Als leidinggevende heb je vaak de neiging om door een ‘kwaliteitscontrolebril’ naar het werk van je medewerkers te kijken. Naar de dingen die niet goed gaan en die zo snel mogelijk verbeterd of gestopt moeten worden. Dan naar de grote dingen zoals de voortgang van grote projecten.
Wil je je feedbackfrequentie drastisch verhogen dan moet je naar je medewerkers kijken met een andere bril. Met een ‘feedback’ bril. Je kijkt dan naar de dingen die goed gaan; wat zie ik in dit project van vandaag, in deze gebeurtenis, in deze prestatie dat me een kans geeft voor feedback? Wat zie of hoor ik, hoe klein het ook is, dat specifiek laat zien wat deze medewerker goed doet of beter kan doen?
Zo’n ‘feedback’ bril is ook een mindset. En als je je die mindset aanmeet dan benut je elke gelegenheid om nuttige informatie over iemands presteren te verzamelen en het zo snel mogelijk met die persoon te delen.

5. Stel hulpkrachten aan
Je bent druk. Je kunt niet continue naar iedereen kijken. Vraag daarom hulp van andere managers of van vertrouwde, getalenteerde andere medewerkers. Vertel ze dat je doel is om je feedbackfrequentie drastisch te verhogen. Geef ze ook die ‘feedback’ bril. Zij kunnen namelijk een hele goede informatiebron zijn voor de prestaties en het gedrag van medewerkers.

Over de auteur: Marianne Schutten is directeur van managementadviesbureau Employee Dynamics en blogt regelmatig over managementzaken op HRbase.nl.