Verandermanagement

agile zwerm vogels vliegen spreeuwen wendbaar

Dit kunt u leren van een zwerm spreeuwen

Een zwerm vogels vliegt niet ‘gewoon’. Daar zijn regels voor. En daar kunnen organisaties nog wat van leren.

Ze kreeg het filmpje maar niet uit haar hoofd. Een zwerm spreeuwen die naar het Zuiden vliegt voor de overwintering. Zo’n zwerm vliegt namelijk met een aantal regels. Stof tot nadenken voor organisaties, schrijft HR-adviseur Diana Russo in haar blog op Hrbase.nl.

Vogels vliegen met regels, organisaties ook

Het is fascinerend om te zien hoe snel en wendbaar deze vogels zijn. En hoe zij het voor elkaar krijgen om één geheel te vormen terwijl zij toch met zovelen zijn. Onderzoekers vonden een drietal grondregels voor dit fenomeen. Zouden deze regels ook voor organisaties gelden? In een tijdperk waar piramidestructuren, hiërarchisch leiderschap en top-down communicatie niet meer lijken te voldoen, kunnen wij wellicht iets leren van een zwerm spreeuwen.

De drie grondregels van een zwerm spreeuwen

In het onderstaande filmpje maken onderzoekers via een computersimulatie inzichtelijk dat spreeuwen in deze indrukwekkende formatie kunnen vliegen door zich aan de volgende drie grondregels te houden.

1. Vlieg met dezelfde snelheid
Iedere spreeuw binnen de zwerm vliegt met dezelfde snelheid. Dus in eerste instantie niet eens allemaal in dezelfde richting, maar wel allemaal even hard.

2. Sta constant in verbinding met elkaar
Iedere spreeuw zorgt ervoor dat hij in verbinding vliegt met de zeven dichtstbijzijnde spreeuwen. Zodoende ontstaat er een hecht netwerk waarbinnen informatie razendsnel en met minimaal signaalverlies wordt doorgegeven.

3. Ontwijk mogelijk gevaar onmiddellijk
Zodra er gevaar of een verandering in de omgeving wordt waargenomen, reageren de spreeuwen hier onmiddellijk op door van richting te veranderen.

Organisaties hebben hetzelfde doel: overleven

Deze gelijke vliegsnelheid, razendsnelle en zorgvuldige overdracht van informatie en alertheid op de omgeving, maakt dat de zwerm als geheel snel kan reageren. Daardoor, naar het lijkt, kunnen zij gelijktijdig wenden bij dreiging of verandering. Daarbij lijkt er geen zichtbare leider of centrale regie aan te pas te komen. Wel is er een duidelijk gezamenlijk doel: overleven!

Digitale ontwikkelingen volgen elkaar in razend tempo op en (gelegenheids)netwerkorganisaties kunnen hier door hun wendbaarheid en snelle reactievermogen snel op in spelen. Daardoor voelen traditionele organisaties de behoefte – of in ieder geval de druk – om hun bestaande structuren en processen aan te passen. Wat kunnen zij leren van een zwerm spreeuwen?

Informatie en kennis moeten kunnen stromen

Organisaties die met ‘dezelfde snelheid vliegen’ zijn organisaties waar processen zodanig op elkaar zijn afgestemd dat informatie en kennis vloeiend door de organisatie stromen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan.

Veel organisaties passen alleen de buitenste of voor de hand liggende communicatieprocessen aan – bijvoorbeeld door de inzet van social media >(artikel PW De Gids) – maar vergeten daarbij dat ook backofficeprocessen en gedrag en houding van de mensen mee moeten in dezelfde snelheid en dynamiek.

Lees ook: Zo krijgt u een agile bedrijfscultuur

Bouw aan een hecht (niet hierarchisch) netwerk

Om informatie effectief en efficiënt door de organisatie te laten stromen is een fijnmazig netwerk van meervoudige verbindingen nodig. Uiteraard geholpen door technologieën als Enterprise Social Networks – interne sociale netwerken.

Binnen traditionele organisaties zien we uiteraard wel verbindingen, maar deze zijn vaak enkelvoudig en niet interconnected. Informatie loopt via hiërarchische lijnen waardoor de snelheid en de inhoud van het bericht verloren gaat. Ook transparantie en daarmee het overzicht, is vaak ver te zoeken.

Blijf continu ‘naar buiten’ kijken

Bij traditionele organisaties gaan er vaak weken, maanden en soms jaren overheen voordat een koerswijziging of verandering daadwerkelijk wordt doorgevoerd. Bovendien worden, door overwegend interne gerichtheid, cruciale signalen niet opgevangen.

Wendbare organisaties kijken juist constant naar buiten, plaatsen de klant, patiënt, cliënt of andere stakeholders letterlijk in het midden en stemmen de rest van de organisatie hierop af. Traditionele organisaties blijven juist zichzelf als middelpunt zien, vergeten naar buiten te kijken en verzuimen (tijdig) te reageren op wat daar gebeurt.

Is het al te laat?

Verschillende deskundigen voorspellen dat een groot aantal van de huidige organisaties over twintig jaar niet meer bestaan, omdat zij niet het vermogen hebben zich tijdig te hergroeperen en in te spelen op de nieuw ontstane situatie.

Maar is het echt te laat? Een omslag zal alleen bereikt kunnen worden door drastische maatregelen die diep ingrijpen in de processen, structuur en cultuur van de organisatie. Vooralsnog lijkt het makkelijker om van voor af aan te beginnen en het meteen goed te doen, zoals Buurtzorg. Maar kleinere, bestaande organisaties als Parktheater Eindhoven hebben het ook voor elkaar gekregen.

Lees ook: Een wendbare cultuur zonder SPP? Zo krijgt u dat

Vergeet de ‘wendbare mengvorm niet!

Voor de wat grotere, bestaande organisaties liggen mengvormen voor de hand, waarbij autonome delen van de organisatie plat en wendbaar functioneren als onderdeel van een groter, nog traditioneel ingericht, geheel.

Daarbij bestaat er gevaar voor opstoppingen vanwege verschillende ‘vliegsnelheden’, gaten in het netwerk omdat medewerkers niet goed met elkaar in verbinding staan en frustraties omdat niet iedereen anticipeert op de signalen van buitenaf. Maar het is een begin en het proberen waard.

Over de auteur: Diana Russ is HR adviseur en auteur van het boek HR & Social Media, daarnaast blog zij regelmatig op Hrbase.nl.