Nieuws

Organisaties geen plan bij nieuwe crisis

Scenarioplanning: 3 trends in HR

Wennen aan onzekerheid is voor organisaties van levensbelang. Scenarioplanning kan daarbij helpen. Hoe ver is HR ondertussen met scenarioplanning? Drie trends.

Wed u nog op één paard wat betreft toekomstige personeelsbehoefte? Of wordt er bij u in de organisatie rekening gehouden met meerdere scenario’s? Behoort u tot de laatste groep, dan bent u goed op weg. Verandering staat immers altijd voor de deur en scenarioplanning wordt steeds meer noodzaak. Maar wat is de stand van zaken rondom scenarioplanning vandaag de dag? Samen met Gerard Evers, directeur van adviesbureau EuroHRM dat zich richt op economisch personeelsmanagement, zetten we drie trends op een rij.

HR raakt koudwatervrees kwijt
In het verleden was HR nogal onwennig met scenarioplanning: men vond het ‘complex’ en bezig zijn met strategische zaken was ‘niets voor hen’. Bovendien was het ‘veel werk’. In plaats van een enkel toekomstscenario moest hetzelfde werk dan namelijk worden gedaan voor drie of vier scenario’s.
Die koudwatervrees lijkt ondertussen af te nemen, ziet Gerard Evers: ‘HR begint steeds meer te denken in termen van onzekerheden. Het denken in termen van ‘zo is het, zo wordt het’ neemt af en men gebruikt scenarioplanning steeds meer als een goede manier om met onzekerheden te dealen. Scenarioplanning is strategisch anticiperen op onvermijdelijke onzekerheid.’
Bovendien wordt HR vanuit de professie natuurlijk al jaren gedwongen om het werk strategischer in te steken. Evers: ‘Dat HR-professionals deze stap nu ook echt maken is een duidelijke verbetering.’

Lees ook: Hoe plant u strategisch als de toekomst onzeker is? 

Scenario’s worden beter onderscheiden van beleidsvarianten
HR stelt zich dus steeds meer in op onzekerheid. Maar er moet bij sommige HRM’ers nog wel een stukje duidelijkheid ontstaan. De begrippen ‘scenario’ en ‘beleidsvariant’ worden namelijk nog regelmatig door elkaar gebruikt, ziet Evers.
‘Op seminars en congressen ontstaan soms merkwaardige discussies. Ik hoor vaak: “wij kiezen voor dit scenario”. Maar scenario’s kun je per definitie niet kiezen. Scenario’s zijn echt extern, bijvoorbeeld doordat er ontwikkelingen plaatsvinden bij de overheid of in de maatschappij. Daar kun je lusten of lasten van hebben, maar daar kun je niets aan veranderen. Daar moet je je naar schikken; het is een oefening in bescheidenheid.’
Wél kun je vervolgens kiezen voor een beleidsvariant, de manier waarop het bedrijf inspeelt op een bepaald scenario. Maar gebruik dan wel de juiste begrippen. Sturen doe je met interne beleidsvarianten; de omgeving wordt bepaald door externe scenario’s en die kun je niet kiezen. ‘Helderheid in de semantiek is gewenst. Gelukkig wordt dat steeds beter’, aldus Evers.

De lijn neemt scenarioplanning over
Personeelsplanning is tegenwoordig steeds meer een gedeelde verantwoordelijkheid. HR wordt links en rechts ingehaald door lijnmanagement en afdelingen als finance en planning & control. En dat is in sommige gevallen maar goed ook. Evers: ‘Als HR de business niet goed genoeg kent, wil het nog wel eens scenario’s “verzinnen” die niet goed op de werkelijkheid aansluiten. Wat dat betreft heeft de lijn daar veel meer feeling voor. In de zorg zie je regelmatig dat personeelsplanning op het bordje van de raad van bestuur ligt vanwege de grote financiële impact van overcapaciteit en wachtgeldregelingen.’
Dat personeelsplanning steeds minder alleen van HR is, vindt Evers een goede ontwikkeling. Hij stelt zelfs dat als HR niet écht verstand heeft van de business, men zich er maar beter niet mee kan bemoeien. Moet HR dan maar helemaal zijn handen van scenarioplanning trekken? ‘HR moet in ieder geval één ding vermijden: het vraagstuk benaderen vanuit de veilige, eigen omgeving en er de vertrouwde HR-instrumenten bijhalen. Er moet meer geredeneerd worden vanuit de ‘O’-component, en minder vanuit de ‘P’-component. Anders loop je het risico dat je het vraagstuk herdefinieert in thema’s waar HR goed in is, en niet in termen van wat de organisatie nodig heeft.’