Blog

Meest gemaakte fouten Strategische Personeelsplanning

SPP: de 5 meest gemaakte fouten

Strategische Personeelsplanning, cruciaal voor het langetermijnsucces van een bedrijf. Desondanks gaat dit door mismanagement – of zelfs een gebrek aan management – bij vele nog mis. Daarbij kun je als bedrijf wel een beleidsplan hebben, maar als je dit niet op een strategisch niveau uitvoert en op basis van nieuwe ontwikkelingen actualiseert, ondergraaf je je eigen beleid daar alleen maar mee.

Dr. Gerard Evers is eigenaar van Euro-HRM, een adviesbureau voor economisch personeelsmanagement, en ziet het bij bedrijven op het gebied van Strategische Personeelsplanning inderdaad geregeld fout gaan.

Dit zijn volgens Gerard Evers de 5 meest gemaakte fouten:

1. Werken op een veel te gedetailleerd niveau
‘HRM gaat in de fout door op een te gedetailleerd niveau tot voorspellingen te willen komen. Terwijl: het heeft geen zin om met kleine aantallen te werken. Het is niet zinvol een Strategische Personeelsplanning los te laten op functies die maar door een of twee personen worden vervuld.’

2. Geen bedrijfskundig onderbouwde toekomstanalyse
‘Soms hanteert HRM een wat vage onderbouwing voor de processen op basis waarvan ze denkt te kunnen voorspellen dat bepaalde producten of diensten nodig zijn. Dan zegt ze bijvoorbeeld: Nu werken er twintig mensen op die afdeling, dus hebben we er volgend jaar dertig nodig, want we willen groeien met 50 procent. Een dergelijke redenatie is nergens op gebaseerd. Ze gokken maar wat. Voor SPP moeten ze zich baseren op een grondige analyse van wat het bedrijf nu aan producten of diensten levert en wat het op basis van cijfers zal gaan leveren. Ze moeten bedrijfskundig onderbouwen waarvoor ze al die nieuwe mensen precies nodig hebben.’

3. Geen rekening houden met een ander scenario dan verwacht
‘Ik ben een groot voorstander van het werken met toekomstmogelijkheden en scenario’s. Dat gebeurt weliswaar steeds meer, maar er zijn ook nog steeds veel organisaties die dat heel moeilijk vinden. En daarom dus maar een gewenst scenario opstellen – wensdromen, noem ik dat. Je kunt de toekomst nooit exact voorspellen, maar je moet je als HRM wel realiseren dat het gaat om de bandbreedte die je in beeld kunt brengen. Dat is scenarioplanning. Dat klinkt velen te moeilijk in de oren; men vindt het te zwaar en te wetenschappelijk.

‘Let daarbij op dat je je bescheiden opstelt ten opzichte van de buitenwereld die voor jou van toepassing is. Je weet nooit hoe externe factoren, zoals de economie of de politiek, zich gaan ontwikkelen. Als je denkt dat je dat wel weet, ben je geweldig, maar ook geweldig simpel. Terwijl als je je bedenkt dat het ook anders zou kunnen lopen – en minder voorspoedig dan gehoopt – je kunt anticiperen op ontwikkelingen die wellicht niet zo prettig zijn voor jou, maar waarmee je nog minder prettige zaken kunt voorkomen. Strategie betekent dat je ook anticipeert op wat fout kan gaan, niet alleen op zaken die goed gaan.’

4. De financiële kant uit het oog verliezen
‘Wat ik ook nog weleens zie, is dat HRM te nadrukkelijk kijkt naar aantallen in termen van kwantiteit en te weinig stilstaat bij de financiële paragraaf. Vraag je af: Wat zijn de gewenste- en wat de verwachte kosten, wat gaat die bezetting ons straks kosten? Als daaruit blijkt dat er bijvoorbeeld geen geld is om nieuwe mensen aan te nemen, moet je het op een andere manier doen. Als van je Strategische Personeelsplanning de kostenonderbouwing ontbreekt, kun je wel je kop in het zand steken en je plan desondanks voorleggen aan planning & control. Maar dan zijn zij vervolgens degenen die zeggen dat het niet gaat. En dan ben je terug bij af. Zo creëer je een boemerangeffect, dat je had kunnen vermijden. Daarom moet je je financiën aan de voorkant opnemen.’

5. Niet aan de lijn denken wanneer er met SPP wordt gestart
‘HR moet veel meer in processen denken. In een organisatie zijn verschillende partijen nodig en die moeten zich allemaal herkennen in een actueel vraagstuk en daar tijd en energie in willen stoppen. HR moet niet alleen aan de eigen winkel denken, maar zich veel meer afvragen wat de Strategische Personeelsplanning voor lijnmanagers en voor andere afdelingen betekent, bijvoorbeeld voor planning & control. Want wil je iets bereiken, dan is het belangrijk dat je draagvlak in de hele organisatie creëert en HR belegt in de lijn. Dat is een essentiële randvoorwaarde.’

Lees ook hoe u in 6 overzichtelijke stappen tot een goede Strategische Personeelsplanning komt.